Înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice

15 OCTOMBRIE 2007

Factura în formă electronică
Persoana fizică sau juridică ce emite facturi, denumită în continuare emitent, poate să opteze pentru emiterea facturilor în formă electronică, cu condiţia garantării autenticităţii, originii şi integrităţii conţinutului, conform condiţiilor prevăzute de prezenta lege. Facturile şi chitanţele în formă electronică emise fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de prezenta lege nu au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.

Emiterea facturilor
(1) Emiterea tuturor facturilor de către o persoană fizică sau juridică se face exclusiv în una dintre următoarele două modalităţi, la alegerea exclusivă a emitentului: în formă electronică sau pe suport de hârtie.
(2) Emitentul poate opta pentru schimbarea modalităţii de emitere, cu notificarea Ministerului Economiei şi Finanţelor.
– Emitentul facturii în formă electronică răspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea şi integritatea conţinutului.
(1) Factura în formă electronică respectă formatul şi conţinutul stabilite de actele normative speciale şi va conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi semnătura electronică a emitentului facturii.
(2) Certificatul aferent semnăturii electronice a emitentului facturii în formă electronică va conţine informaţii privind identificatorul fiscal şi numărul notificării înregistrate la Ministerul Economiei şi Finanţelor.
– Emitentul este obligat să ţină evidenţa facturilor electronice emise într-un registru electronic de evidenţă a facturilor în formă electronică şi să menţioneze existenţa unui exemplar pe suport de hârtie, dacă este cazul. Operarea în acest registru se realizează conform regulilor de operare a registrelor similare pe suport de hârtie, completate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei şi Finanţelor în termen de 60 de zile de la data publicării prezentei legi.

Transmiterea facturilor
(1) Transmiterea facturilor emise în formă electronică se face în una dintre următoarele două modalităţi: prin mijloace electronice, în condiţiile prevăzute de Legea nr. 571/2003, cu modificările şi completările ulterioare, sau pe suport de hârtie.
(2) Transmiterea unei facturi în formă electronică se poate face individual, în pachete sau în loturi.

Anularea facturilor
(1) Emitentul facturii în formă electronică şi beneficiarul acesteia încheie un act juridic prin care se specifică anularea de comun acord a facturii sau a facturilor respective şi care conţine:
a) seria şi numărul fiecărei facturi anulate;
b) data emiterii fiecărei facturi anulate;
c) data transmiterii fiecărei facturi anulate;
d) data anularii;
e) semnătura olografă a părţilor şi ştampila, unde este cazul.
(2) Actul juridic se întocmeşte în 3 exemplare, din care un exemplar rămâne emitentului, unul beneficiarului, iar al treilea este păstrat de către persoana abilitată să opereze anularea facturii electronice.
(3) Atât emitentul, cât şi beneficiarul operează modificarea în documentele care au avut la bază facturile respective, precum şi în Registrul electronic de evidenţă a facturilor în formă electronică. Emitentul anulează factura, specificând această operaţiune prin marcarea facturii în formă electronică ca fiind anulată, ataşând semnătura electronică şi marca temporală corespunzatoare momentului anularii, astfel încât anularea să fie evidenţiată la vizualizarea facturii în formă electronică.
(4) Emitentul este obligat să notifice Ministerului Economiei şi Finanţelor anularea facturii în formă electronică, menţionând datele de identificare a fiecarei facturi anulate şi data la care a fost întocmit documentul prin care s-a convenit anularea.
(5) Prevederile prezentei secţiuni se completează cu prevederile Legii nr. 571/2003, cu modificările şi completările ulterioare, privind corectarea facturilor.

Condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească persoanele care emit facturi în formă electronică
Emitentul facturii în formă electronică trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
a) să utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Naţională pentru Reglementare în Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei, în condiţiile cap. VIII;
b) să dispună de mijloace tehnice şi umane corespunzătoare pentru garantarea securităţii, fiabilităţii şi continuităţii serviciilor de prelucrare a datelor în formă electronică;
c) să folosească personal cu cunoştinţe de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice şi cu o practică suficientă în ceea ce priveşte procedurile de securitate corespunzătoare;
d) să fie în măsură să gestioneze şi să arhiveze toate informaţiile privind fiecare factură în formă electronică emisă, pe perioada de timp stabilită prin normele legale în vigoare;
e) să utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea de facturi în formă electronică în conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Pe durata arhivării, persoanele care au responsabilitatea arhivării vor lua măsuri ca orice factură în formă electronică să poată fi accesată numai de către emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege. Arhivarea facturilor în formă electronică se poate face şi de alte persoane decât emitentul acestora, în condiţiile în care acestea sunt autorizate în acest sens şi îndeplinesc condiţiile tehnice şi de personal prevăzute la lit. b) şi c).
Emitentul facturii în formă electronică este obligat să notifice Autorităţii Naţionale pentru Reglementare în Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei orice modificare a sistemului informatic cu funcţii omologate pentru emiterea facturilor în formă electronică. Orice astfel de modificare este notificată cu cel puţin 45 de zile înainte de data punerii în funcţiune.
Autoritatea Naţională pentru Reglementare în Comunicaţii şi Tehnologia Informaţiei avizează modificările aduse în termen de maximum 30 de zile de la data înregistrării notificării.
Emitentul facturii în formă electronică are obligaţia de a notifica Ministerului Economiei şi Finanţelor în termen de 24 de ore orice modificare survenită în legătură cu datele de identificare.
Ministerul Economiei şi Finanţelor verifică respectarea condiţiilor prevăzute pentru emiterea facturilor în formă electronică şi aplicarea dispoziţiilor prezentei legi.

Av. COLTUC MARIUS VICENTIU

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile necesare sunt marcate *

  • Folosim datele dumneavoastră cu caracter personal NUMAI pentru a răspunde comentariilor/solicitărilor dumneavoastră.
  • Pentru a primi raspunsuri adecvate solicitărilor dumneavoastră, este posibil să transferăm adresa de email și numele dumneavoastră către autorul articolului.
  • Pentru mai multe informații privind politica noastră de confidențialitate și de prelucrare a datelor cu caracter personal, accesați link-ul Politica de prelucrare a datelor (GDPR) si Cookie-uri.
  • Dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la modul în care noi prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, puteți contacta responsabilul nostru cu protecția datelor la adresa de email: gdpr@esp2000.ro
  • Abonați-vă la newsletter-ul revistei noastre